De nieuwe privacywetgeving

Beste leden, vrijwilligers en ouders/verzorgers van jeugdleden,

Wellicht is het jullie bekend dat eind mei de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen wordt door een privacywetgeving die geldt in de gehele Europese Unie (EU): de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Deze wet versterkt de positie van de mensen van wie persoonsgegevens worden verwerkt. Organisaties die persoonsgegevens verwerken, waaronder dus voetbalclubs, krijgen meer verplichtingen om op een juiste manier om te gaan met deze gegevens.

Concreet houdt dit in dat verenigingen moeten opschrijven hoe zij omgaan met persoonsgegevens van hun leden, vrijwilligers en fans. Met deze documentatieplicht kunnen clubs aantonen dat zij voldoen aan de AVG. Voor aanvullende informatie, raad ik jullie aan eens een kijkje te nemen op bijvoorbeeld de KNVB-website: https://www.knvb.nl/assist .

Via deze nieuwsbrief wil ik jullie informeren dat ook wij als bestuur van DEV-Arcen hiermee bezig zijn. Het is een hele klus en we staan pas aan het begin. Eind mei zullen we nog niet alles afgerond hebben, maar dat hoeft ook niet persé.

We hebben de volgende uitgangspunten:

We verzamelen alleen persoonsgegevens van leden en vrijwilligers die nodig zijn voor de ledenadministratie, contributieheffing en informatievoorziening (nieuwsbrieven, afgelastingen, uitnodigingen voor wedstrijden, toernooien, trainingen, (leden-)vergaderingen, evenementen en reünie).
De gegevens in onze ledenadministratie zijn alleen voor eigen gebruik en worden niet verstrekt aan derden voor bijvoorbeeld commerciële doeleinden.
Zo min mogelijk personen zal toegang verleend worden tot die gegevens. De persoonlijke gegevens zullen zorgvuldig bewaard en afgeschermd worden.
Via de secretaris kunnen de eigen gegevens opgevraagd, aangepast, verwijderd of doorgestuurd worden aan een andere organisatie.

Het een en ander zal vastgelegd worden in het privacy-beleid en/of in bepaalde nog op te stellen procedures. Hiervan zal iedereen op de hoogte gebracht worden.

Er zal een inventarisatie plaatsvinden van de inhoud van de ledenadministratie en overbodige informatie en bijvoorbeeld kopieën van paspoort/ID-kaart zullen verwijderd cq op zorgvuldige wijze vernietigd worden. Bovenstaande geldt overigens ook voor de website. Tevens zullen autorisaties voor de ledenadministratie en bijvoorbeeld Sport.link herzien worden en zal de Infogids aangepast worden (of helemaal komen te vervallen).

Om te kunnen voldoen aan de AVG hebben we jullie medewerking, begrip en ondersteuning nodig. Vrijwilligers/medewerkers (lees: leiders, trainers, commissieleden, bestuurders etc.) zullen bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring moeten tekenen. Dit zijn we wettelijk verplicht. We zullen vrijwilligers/medewerkers daarmee vragen geheimhouding in acht te nemen over alles wat ze over de vereniging, de leden en haar vrijwilligers/medewerkers te weten zijn gekomen waarvan je als vrijwilliger/medewerker het vertrouwelijke kent of kunt vermoeden.

Iedereen wordt geacht zorgvuldig om te gaan met het verstrekken van gegevens aan derden, bijvoorbeeld ouders, bekenden, collega’s, andere verenigingen via bijvoorbeeld email en whatsapp. Gegevens over/van DEV-Arcen en haar leden mogen alleen maar gebruikt worden voor doeleinden die rechtstreeks te maken hebben met activiteiten van DEV-Arcen. Dit is natuurlijk niet meer dan normaal. Dat verwachten we natuurlijk nu ook al van iedereen. Maar bedenk dat de AVG strengere regels en hogere sancties kent bij het niet naleven van de regels.

Een ander belangrijk punt is dat bij meerdere verwerkingen van persoonsgegevens er expliciet toestemming gevraagd moet worden aan betrokkenen, die ondubbelzinnig van aard is en waarbij een actieve handeling vereist is door betrokkenen.

Een bijzonder punt van aandacht betreft het nemen en plaatsen van foto’s van wedstrijden en evenementen op onze website, met name waar het minderjarigen betreft. Daarvoor zullen de ouders/verzorgers toestemming moeten verlenen. Hoe we dit in goede banen kunnen leiden, moeten we nog uitzoeken.

Kortom, er komt heel wat op ons af. We zullen jullie zoveel mogelijk op de hoogte houden van de voortgang. Hebben jullie kennis en ervaring met deze materie en willen jullie ons hiermee helpen, dan hoor ik het graag.

Met vriendelijke groet,

Guus Muijres
​Voorzitter DEV-Arcen

Deel via de social media